Правила внутреннего трудового распорядка — это обязательный локальный нормативный акт организации, содержащий полную информацию о том, как организована работа коллектива, на каких принципах строятся взаимоотношения с работниками.
Каждой организации, в соответствии с требованиями трудового законодательства, необходимо иметь несколько внутренних нормативных актов, которые регулируют общий порядок в каком-то одном направлении. В бухгалтерии — это учетная политика, в кадрах — это правила внутреннего трудового распорядка организации (ПВТР).
Кому необходимы ПВТР
Документ должны иметь все работодатели, независимо от их формы и статуса (да, ИП тоже нужно), по статье 189 ТК РФ. Микропредприятиям разрешено обойтись без отдельного документа, но тогда все правила они обязаны вместить в трудовые договоры с работниками. Эти условия трудовых договоров являются существенными и изменяются с предварительным уведомлением.
Поскольку под регулирование попадает сразу множество вопросов, фактически охватывающих весь цикл жизни предприятия, правила всегда насчитывают много страниц и разделов.
Составить их работодателю придется самостоятельно, желательно в самом начале деятельности, поскольку правила внутреннего трудового распорядка утверждаются уже перед приемом на работу первых сотрудников.
И это один из первых документов, который требуют трудовые инспекторы при проверке. При необходимости документ подлежит изменению.
Типовые правила
Законодатели позаботились о работодателях и утвердили правила составления ПВТР Постановлением Госкомтруда СССР №213 от 20.07.1984 (утратило силу), то есть еще в Советском Союзе и более 30 лет назад.
Очевидно, что использовать эти правила в современных условиях практически невозможно. Теоретически их разрешено взять за основу, так как общие принципы подхода к этому вопросу не зависят от времени.
Сейчас то, какие вопросы регламентируются правилами внутреннего трудового распорядка, регулирует ТК РФ и отраслевые НПА.
Каждая компания самостоятельно выбирает, как сформулировать этот важный документ с учетом специфики своей работы, пожеланий собственников и мнения профсоюза работников. ПВТР обязательно должны согласовываться с профсоюзным комитетом, и это согласование оформляется протоколом и выносится на титульный лист локального нормативного акта.
Какие разделы необходимы
По сути внутренний нормативный акт отдельно взятой фирмы практически дублирует в миниатюре большой Трудовой кодекс целой страны. Внутренний регламент включает следующие разделы, тесно перекликающиеся со статьями ТК:
- порядок приема на работу сотрудников;
- порядок увольнения сотрудников;
- режим работы и время отдыха;
- основные права и обязанности работодателя;
- основные права и обязанности работников;
- ответственность работодателя;
- ответственность работников;
- порядок оплаты труда;
- меры поощрения и меры взыскания;
- другие вопросы регулирования трудовых отношений (можно прописать в документе требования к внешнему виду работников, так называемый дресс-код, включая ограничения по использованию личных телефонов в служебное время, и т.п.).
Если работодатель забудет и не включит в ПВТР какой-либо важный раздел, который регулирует тот же раздел в ТК РФ, то при проверке Государственной инспекцией труда этот факт приведет к оформлению предписания, поскольку это нарушение.
Следовательно, при формировании документа нельзя упускать ни одной из основополагающих статей ТК РФ, правда, и переписывать в эти правила половину кодекса дословно тоже не стоит.
Важно помнить главное: ни одно из требований внутреннего распорядка организации или ИП не должно ухудшать положение работников, по сравнению с нормами, установленными российским законодательством. В этом случае работает статья 8 ТК РФ, которая попросту аннулирует такие требования.
Что не должно включаться
Прежде чем перейти к составлению правил, необходимо вспомнить о том, что включают в правила внутреннего распорядка предприятия.
В первую очередь, этот локальный акт содержит в себе общие условия работы в конкретной фирме и общие требования ее руководства к сотрудникам, поскольку статьей 21 ТК РФ прямо предусмотрено, что каждый трудоустроенный гражданин обязан соблюдать дисциплину и ПВТР предприятия, на котором он работает.
Соответственно, и правила будут общего характера, применимые абсолютно к каждому сотруднику: от уборщицы до начальников подразделений. Все персональные требования в нем исключены.
Это значит, что все должностные обязанности, требования к рабочим местам и особенностям функционирования отдельных лиц должны прописываться в других документах, к которым, в частности, относятся трудовые договоры, должностные инструкции и прочие соглашения. В ПВТР таким требованиям места нет.
Процедуры принятия и согласования
Во-первых, следует получить одобрение от профсоюза (если он имеется), поскольку его участие в этом вопросе обязательно. И затем указать данные протокола профсоюзного заседания.
Вот так выглядит образец приказа об утверждении правил внутреннего трудового распорядка:
Всех уже работающих сотрудников знакомят с новым документом под подпись: для фиксации ознакомления используют специальный реестр или журнал ознакомления.
Важно в дальнейшем выдавать правила для внимательного изучения новым работникам при их устройстве на работу. Они должны подтвердить, что прочли и поняли документ, поставив подпись в журнале ознакомления.
Статья 68 ТК РФ регламентирует сделать это еще до заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу.
Содержание разделов
Правила внутреннего распорядка — это очень объемный документ, он учитывает все действующие требования законодательства. Некоторые его пункты охватывают общие нормы, а некоторые конкретизируют.
Разберем подробнее, как выглядит этот акт и что следует не забыть в каждом из его разделов. Титульный лист содержит полное наименование организации и его сокращенный вариант, на нем должна стоять виза руководителя об утверждении документа с датой. Такой порядок определен статьей 190 ТК РФ.
Дальше идет раздел общих сведений, в котором кратко раскрывается концепция всего акта.
Пример, как оформляются правила распорядка организации на титульном листе:
Далее идут остальные разделы, которые составитель расставляет в произвольном порядке. В каждом из них следует учесть специфические нюансы работы организации.
Удаленная работа
Если в организации ранее не практиковался удаленный (дистанционный) режим работы, но в связи с пандемией новой коронавирусной инфекции и принятыми ограничительными мерами его пришлось ввести, необходимы изменения в ПВТР. В них учитывают режим работы вне основного рабочего места и уточняют обязанности сотрудников.
Обновить правила необходимо сразу же после принятия решения о переводе сотрудников на удаленку. Если этого не сделать, привлекут к ответственности по КоАП РФ.
Изменения при переходе на электронные трудовые книжки
После перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году новые особенности приема на работу и увольнения и перечень документов, предоставляемых при трудоустройстве, необходимо учесть в новой версии ПВТР. Чтобы утвердить правила внутреннего трудового распорядка с электронной трудовой, издается отдельный приказ по организации о внесении необходимых изменений.
В нем прописывают необходимость выполнения требований законодательства о формировании сведений о деятельности работников в электронном виде и подготовке к сдаче отчетности СЗВ-ТД по установленному графику. Приказом назначают лиц, ответственных за эту работу, и определяют, какие действия и в каком порядке им необходимо произвести.
Итогом является образец правил внутреннего трудового распорядка в новой редакции на 2021 год.
В правилах учитывают возможность выбора каждого работника между продолжением ведения бумажной книжки или предоставлением сведений в электронной форме в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Для новых работников прописывают обязательное формирование электронной базы данных. Выглядят новые пункты так:
На всех работников, проработавших свыше 5 (пяти) дней, ведутся трудовые книжки в установленном порядке (ст. 66 ТК РФ), за исключением случаев, если на Работника не ведется трудовая книжка в соответствии с ТК РФ.
Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого Работника (далее — сведения о деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В сведения о деятельности включается информация о:
- работнике;
- месте его работы;
- его трудовой функции;
- переводах работника на другую постоянную работу;
- об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
- другая информация, предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом.
Формирование сведений о деятельности лиц, впервые поступающих на работу после установленного федеральным законом срока, осуществляется в соответствии с ТК РФ, трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.
Из перечня документов, которые обязан предоставить соискатель при трудоустройстве, исключают бумажную трудовую книжку и СНИЛС, который ранее законодатели перевели в электронный формат.
Дисциплинарные меры
Чтобы избежать ненужных споров с работниками, в правила внутреннего трудового распорядка включите полный перечень нарушений дисциплины на рабочем месте, которые, по нормам статьи 81 ТК РФ, приводят к увольнению (прогулы, нетрезвое состояние в рабочее время, хулиганство и т.п.).
Нельзя прописывать дисциплинарные меры, не предусмотренные ТК РФ. Разрешено применять к провинившимся сотрудникам:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Допускается конкретизировать нормы по нарушениям дисциплины, не раскрытые в кодексе: привести как аргумент позицию Верховного Суда, изложенную в п. 49 Постановления Пленума ВС РФ №2 от 17.03.
2004, где в качестве грубого нарушения со стороны руководителя судьи привели неисполнение им своих обязанностей, в связи с чем произошло причинение вреда здоровью работников или нанесен имущественный ущерб компании.
Разрешается прописать дополнительные наказания, например, в виде лишения премии, дополнительно к замечанию и выговору.
Рабочее время
В разделе «Рабочее время» следует подробно расписать режим труда и отдыха на предприятии, включая продолжительность рабочего дня, недели и даже перерывов на обед.
Для работников с нормальной продолжительностью рабочего времени устанавливается следующий режим рабочего времени:
- пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — субботой и воскресеньем;
- продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов;
- время начала работы — 9.00, время окончания работы — 18.00;
- перерыв для отдыха и питания продолжительностью один час — с 13.00 до 14.00. Этот перерыв не включается в рабочее время и не оплачивается.
В этом же разделе надо привести все выходные и праздники в соответствии с производственным календарем, который утверждает правительство. Если фирма работает по особому графику в рамках норм ТК РФ, это необходимо подробно расписать в этом разделе.
Гарантии и компенсации
Разрешается указывать индивидуальные особенности и в других разделах.
Например, в разделе «Гарантии и компенсации» приводят конкретный размер компенсации за задержку заработной платы, которую обязан выплатить работодатель в соответствии со статьей 236 ТК РФ.
Если этот размер окажется выше общеустановленного, это вызовет вопросы контролирующих органов. Платить меньше МРОТ нельзя, даже если записать это в локальный нормативный акт.
Срок действия и внесение изменений
Установленного законом срока действия правил внутреннего распорядка нет, организация вправе установить его самостоятельно. Если по его истечении никаких значимых изменений в жизни организации и в ТК РФ не произойдет, продлить действие локального акта приказом руководителя.
Но бывает, что внести изменения необходимо. В случае, если:
- произошли изменения в законе, например, повышающие уровень гарантий работникам, — в этом случае правила распорядка организации необходимо привести в соответствие с законом;
- изменения произошли в организации — скажем, существенно изменились условия труда, обновилась структура организации.
Тогда правила внутреннего распорядка необходимо пересмотреть. Процедура корректировки аналогична процедуре принятия нового документа (требуется мнение профсоюзов, приказ руководства и ознакомление работников с обновленным документом).
Поэтому следует начать процедуру заблаговременно. И не забыть внести коррективы в условия трудовых договоров, так как ПВТР являются их существенным условием. Происходит это в порядке статьи 74 ТК РФ с уведомлением работников за 2 месяца.
Главное — не забывать составителям этого нормативного акта, что чем больше подробностей содержит внутренний распорядок, тем меньше спорных вопросов и разногласий возникнет в будущем как с трудовым коллективом, так и с контролирующими органами.
Теперь инспекторы особо проверяют ПВТР. Штрафы на десятки тысяч
Сейчас бухгалтеры ведут всю внутреннюю документацию на небольших предприятиях и у ИП. Но за текущей работой бухгалтеру трудно своевременно учесть все требования к ведению делопроизводства. Статья поможет учесть в работе новые требования к оформлению Правил внутреннего трудового распорядка на 2020 год.
Когда в компанию приезжают инспекторы ГИТ с проверкой, в первую очередь, требуют Правила внутреннего трудового распорядка — основной локальный акт компании. Если формулировки устарели и не соответствуют закону, компанию оштрафуют. Суммы штрафов доходят до 50 тыс. руб.
В соответствии со ст. 189 Трудового Кодекса РФ Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Правила обязаны разрабатывать все работодатели. Такого документа может не быть только у ИП, если он работает в одиночку, без привлечения наемных работников.
Если же у ИП есть наемный персонал, разрабатывать правила придется. Работодатели — организации обязаны разрабатывать документ «по умолчанию». С ним знакомятся все сотрудники при приеме на работу.
С этого момента новый сотрудник обязан соблюдать установленные требования.
Какие условия ПВТР необходимо проверить и при необходимости внести изменения
— Проверьте, указано ли в локальном акте, что работник вправе поменять банк, в который перечисляют его зарплату.
Зафиксируйте обязанность работника предупредить о смене банка письменно минимум за 15 календарных дней до выдачи зарплаты и указать новые реквизиты. Раньше такой срок был короче — составлял 5 рабочих дней.
Теперь нельзя обязать работников выбрать банк, который удобен или выгоден компании. За это компанию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).
— Нельзя уменьшать размер зарплаты за первую половину месяца и, например, устанавливать аванс в размере 40 процентов от оклада. Минтруд считает это дискриминацией (Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178). Зарплату за первую половину месяца работнику нужно платить пропорционально отработанному времени.
Если инспектор ГИТ при проведении проверки будет руководствоваться письмом Минтруда и сочтет, что вы занижаете сумму аванса и платите меньше, чем работник фактически заработал за первую половину месяца, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
— Проверьте, нет ли в локальном акте положений, что из аванса удерживаете НДФЛ. Минфин запрещает удерживать налог до окончания месяца, за который работнику начислили заработную плату (Письмо Минфина РФ от 13.02.2019 № 03-04-06/8932). При нарушении, штраф до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).
— Кандидаты при приеме на работу не обязаны показывать СНИЛС. Вместо зеленой карточки можно предъявить бумажное или электронное уведомление, которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета (Ст. 14 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Если работник нигде раньше не работал и устраивается впервые, у него на руках может не быть документа, который подтверждает регистрацию в системе персонального учета и содержит номер.
Тогда уведомление за него получает работодатель. Для этого работник должен подать через компанию заявление в Пенсионный фонд об открытии индивидуального лицевого счета (Письмо Минтруда от 17.05.
2019 № 21—3/В-574).
— Нельзя предоставлять отпуска только на выходные. Некоторые компании используют такой способ, чтобы избавиться от долгов по отпускам, а работники — не дожидаясь увольнения получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Теперь это запрещено. Пропишите, что компания не предоставляет отпуск, который совпадает с выходными днями.
Если работник хочет разделить отпуск на части, в каждую из них должен входить хотя бы один рабочий день. Отпускные дни можете предоставить с пятницы по воскресенье, а не с субботы по воскресенье или только на праздничные дни, как допускалось раньше (Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Ответственность по ст. 5.27 КоАП до 50 тыс. руб.
— Не забудьте, что работники, у которых трое и более детей в возрасте до 12 лет, вправе уходить в отпуск в любое удобное время. Брать отпуск может как мать, так и отец, которые отработали в компании не менее полугода. Отпуск можно предоставить и раньше по соглашению сторон (ст. 262.2 ТК РФ).
Обратите внимание
Теперь недостаточно прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка одну лишь обязанность индексировать зарплату работников. Нужно зафиксировать и правила, которые разъясняют, как будете это делать. Иначе компания рискует, что ее оштрафуют на сумму от 30 тыс.
до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП). Инспекторы ГИТ теперь запрашивают у компании документ, в котором прописан порядок индексации зарплаты. Такое право закрепили в новом административном регламенте.
Если выберете индексацию через премирование, в Правилах внутреннего трудового распорядка важно указать, что именно путем выплаты премии компания исполняет обязанность по повышению уровня реального содержания заработной платы.
Если не пропишете это в документах, то сама по себе выплата премий работникам не подтвердит, что вы провели индексацию.
Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка
Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, который необходим для того, чтобы сделать какие-либо правки в одном из основных документов предприятия.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка .docСкачать образец приказа о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка .doc
Что такое «Внутренний трудовой распорядок»
Под внутренним трудовым распорядком принято понимать нормы организации труда, рабочего времени, отношений внутри коллектива, порядок поощрения и наказания сотрудников, применение служебной формы и спецодежды и прочие важные для нормального функционирования предприятия моменты.
Каждая компания вправе разрабатывать Правила внутреннего трудового распорядка индивидуально и произвольно, опираясь на собственное представление о документе, но с оглядкой на Гражданский и Трудовой кодекс РФ. Правила внутреннего распорядка – локальный документ фирмы, который имеет применение и значимость только в данном конкретном предприятии.
Невзирая на то, что Правила не являются обязательными, встречаются они достаточно часто, что вполне понятно. Этот документ помогает установить дисциплину в организации, имеет значение для повышения производительности труда, увеличения количества и качества продукции и, в общем, более глобальном смысле – способствует развитию предприятия, расширению перспектив.
Каждый человек при устройстве на работу в компанию, применяющей Правила внутреннего трудового распорядка, должен быть ознакомлен с ними под роспись.
В равной степени это касается и тех, кто работает по совместительству, приехал в командировку или проходит в организации учебную практику.
Когда принимаются Правила и зачем их менять
Документ обычно формируется в самом начале деятельности компании. Подготавливает его руководство организации совместно с юридической службой и выпускает приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка.
Однако в процессе развития предприятия могут наступать условия труда, которые не регламентированы Правилами, кроме того, некоторые важные изменения могут быть и в Законодательстве.
Именно в таких случаях и необходимо редактировать действующий документ.
С коррективами, появившимися в Правилах, все сотрудники компании также должны быть ознакомлены в установленном порядке.
Обязательны ли Правила к исполнению
Работники организации, независимо от их должности и статуса, обязаны выполнять Правила внутреннего трудового распорядка.
Если кто-либо из сотрудников уклоняется от их соблюдения, проявляет халатное отношение к работе, грубо нарушает нормы труда и отдыха, руководство вправе наказать такого подчиненного, вплоть до его увольнения.
Формат приказа о внесении изменений
Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка разрешается писать в произвольном виде – унифицированной формы его не существует. Однако, если в компании есть готовый образец документа, при формировании распоряжения нужно воспользоваться именно им.
Как оформить приказ
При оформлении приказа также можно опираться на собственное представление о документе. Это значит то, что написан он от руки или напечатан на компьютере, фирменный бланк использован или обычный лист бумаги — никакого значения при определении законности документа не имеет.
Оформленное в электронном виде распоряжение нужно обязательно распечатать и подписать.
Кто должен поставить подписи под документом
Расписаться в готовом приказе должны несколько человек. В первую очередь это, конечно, директор предприятия (или работник, исполняющий его обязанности).
Кроме директора, отметиться должны все те, кого приказ касается напрямую, а также сотрудники, на которых возложен контроль за его исполнением.
Без этих автографов приказ при возникновении каких-то спорных или конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненными легко будет оспорить.
Как вести учет и регистрировать
Все распоряжения, исходящие от руководства фирмы, в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале учета, за который обычно отвечает работник, близкий к директорату. Необходимо это для того, чтобы в случае срочной надобности, при помощи журнала можно было легко и быстро отыскать нужный документ.
В журнале учёта достаточно написать название распоряжения, дату его составления и номер.
Нормы и сроки по хранению
В отношении распорядительной документации действуют стандартные правила хранения, которые применимы ко всем деловым бумагам организации.
После издания и ознакомления всех заинтересованных сотрудников с приказом о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, его следует подшить в отдельную папку с другими такими же актами. Здесь он должен лежать период, установленный законом РФ или учетной политикой предприятия.
После того, как его актуальность и период хранения истекут, документ можно передать в архив или утилизировать (также с соблюдением прописанного регламента).
Образец приказа о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка
Для того, чтобы верно сформировать приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения к документу и посмотрите пример – он поможет вам в деле написания собственного распоряжения.
Первым делом в бланк включите:
- название организации;
- наименование акта, присвоенный ему номер;
- место и дату составления;
- основание и обоснование приказа (основание – это ссылка на норму закона РФ, в соответствии с которой сделано распоряжение, обоснование – непосредственная причина для составления приказа).
Затем переходите собственно к указаниям. Ключевые значения, которые нужно здесь привести:
- номер и дату выпуска Правил внутреннего трудового распорядка, в которые с помощью настоящего приказа вносятся изменения;
- сами изменения (если они не слишком значительны, в противном случае, лучше оформить их отдельным приложением);
- дату, с которой отредактированные Правила вступают в законную силу;
- должность и ФИО работника, на которого возлагается контроль за исполнением этого распоряжения.
Если есть приложения к приказу, обязательно укажите их наличие. В заключение соберите все необходимые подписи.
Скачать документбесплатно
Обязательные приказы в организации в 2021 году — Институт Профессионального Кадровика
23 декабря
1582
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год. Ежегодные обязательные приказы отражают деятельность компании, движение личного состава или административно-хозяйственную сферу.
| Проверьте, не ожидает ли вас в новом году проверка ГИТ. Мы поможем подготовиться и пройти ее быстро и без ошибок. |
Списка обязательных кадровых приказов в законе нет. Однако существуют базовые документы, на основании которых выстраивается работа компании. На них в первую очередь необходимо обратить внимание. Какие приказы должны быть в организации? Распорядительную документацию можно разделить на несколько групп. Это обязательные приказы следующего содержания:
- о поощрении или наказании — дисциплинарного характера;
- отражающие движение личного состава (прием на работу, увольнение) — организационные;
- зарплатные и стимулирующие;
- регламентные — перемещение личного состава внутри компании: отпуски, командировки и т.д.
Дополнительно выделяются технические и административно-хозяйственные приказы. Первые изменяют или уточняют действующие распоряжения, вторые регламентируют эксплуатацию зданий, транспортные вопросы, безопасность и т.д.
В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.
Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.
Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
| Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года. |
Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.
Заполните график и утвердите его у руководителя.
Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого.
Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.
Список документов и необходимых приказов по основной деятельности, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения вводится в действие 1 января каждый год. Поэтому надо позаботиться о его составлении заблаговременно.
Теоретически этот документ обязателен только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные готовят номенклатуру по желанию.
Однако любая организация приходит в тому, что документацию компании надо как-то систематизировать — а это и есть номенклатура дел.
Обязательный приказ об утверждении номенклатуры дел на 2021 год целесообразно подготовить и утвердить до нового года.
Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.
| Важно! На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены.. |
Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.
В связи с изменениями законодательства в организациях необходимо внести правки в правила внутреннего распорядка. Внесенные корректировки утвердите приказом. Какие перемены законодательства требуют изменения обязательных приказов:
- Перечень документов, которые соискатель предъявляет при приеме на работу, ст. 65 ТК.
Впишите в ПВТР, что соискатель предъявляет вам бумажный вариант трудовой книжки, если он не перешел на ЭТК. В противном случае предъявляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.
О переходе на электронные трудовые книжки читайте в материалах сайта «Профкадровик».
| Совет Бумажная ТК поможет вам правильно рассчитать стаж сотрудника, поэтому целесообразно вписать в Правила требование показать бумажную трудовую, даже если работник отказался от ее ведения. |
- Раздел о диспансеризации.
Скорректируйте раздел о диспансеризации сотрудников старше 40 лет. Теперь работодатели обязаны отпускать их на диспансеризацию ежегодно. Также работник обязан подтвердить отсутствие на работе справкой от врача — ч. 5 ст. 185.1 ТК. Если в ваших ПВТР вообще нет раздела о диспансеризации — добавьте его.
| Важно! В отличие от обычных работников, которые берут день для диспансеризации один раз в три года, пенсионеры и предпенсионеры вправе взять два дня 1 раз в году. |
- Условие об удаленной работе.
Впишите в Правила условия удаленной работы — адрес, порядок взаимодействия, ответственность сотрудника, если он не выходит на связь с руководителем в течение рабочего дня.
Если такая обязанность касается вас, предусмотрите в ПВТР несколько вариантов начала и окончания рабочего дня, чтобы сотрудники приходили на работу в разное время и не создавали толпу в лифтах, на входе. Кроме того, можно прописать разное время для обеденного перерыва.
О подготовке и утверждении ПВТР читайте в материале на сайте.
Все обязательные приказы в организации, которые вы должны обновить, начинают свое действие 1. 01. Не откладывайте их оформление на последний момент — каждый документ требует согласования, правок и окончательного утверждения. Начните эту работу прямо сейчас, чтобы избежать ошибок при проверках ГИТ.
| Продолжается работа по отмене бумажных трудовых книжек. Пройдите обновленный дистанционный курс и получите сервис «Горячая Линия» с разъяснениями опытных юристов. |
Как учесть электронные трудовые книжки в ПВТР и других локальных нормативных актах
В течение 2020 года в России происходит перевод работников на электронные трудовые книжки.
Помимо связанных с ним уведомлений и заявлений работников, введение в оборот электронных сведений о трудовой деятельности потребует внести изменения в ПВТР, коллективный договор и другие локальные нормативные акты, назначить ответственным за их ведение кадровика или бухгалтера и обновить его должностную инструкцию.
В какой срок нужно внести изменения
Переход на электронные трудовые книжки осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Пункт 1 статьи 2 этого закона устанавливает, что работодатели должны принять или изменить локальные нормативные акты в соответствии с ним в течение всего 2020 года.
Изменения в локальные нормативные акты должны приниматься в соответствии с установленным порядком их изменения. В частности, нужно учитывать мнение профсоюза (выборного органа первичной профсоюзной организации) при его наличии на предприятии.
Изменения в ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — один из основных внутренних документов организации. В нем закреплены все основные положения, регламентирующие труд работников на предприятии — права, обязанности, режим труда и отдыха, меры взыскания и поощрения.
Правила издаются в соответствии со ст. 189 и 190, а также 372 ТК РФ. Их утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников (первичной профсоюзной организации) при ее наличии. Аналогичный порядок применяется и при внесении в них изменений, связанных с электронными трудовыми книжками.
Поскольку утвержденной стандартной формы ПВТР нет, каждый работодатель сам решает, в какой степени и в какой форме необходимо внести в этот документ изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек.
Наиболее простой способ — отследить в тексте имеющихся ПВТР положения, связанные с трудовыми книжками, и дополнить их указаниями на их электронную форму. Ниже приведены образцы подобных формулировок в ПВТР:
- Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности и/или трудовой книжки регулируется действующим законодательством Российской Федерации.
- При приеме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.
- Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника.
- В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка или предоставляются сведения о трудовой деятельности в случае, если трудовая книжка не ведется по причине отказа работника от нее в установленном законом порядке или в случае, если работник был впервые принят на работу после 31 декабря 2020 года и ранее не имел трудового стажа.
- Сведения о трудовой деятельности предоставляются работнику способом, который был затребован в его заявлении: в виде заверенного экземпляра на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
С образцом ПВТР, учитывающим новые требования законодательства, можно ознакомиться здесь.
Дополнительно можно включить в ПВТР положения, связанные с заменой бумажных трудовых книжек на электронные. Для этого необходимо продублировать установленный законом порядок уведомления работников, предоставления заявления и порядок выдачи трудовой книжки работнику.
Однако нужно учитывать, что указанные положения носят временный характер и требование об их включении непосредственно в ПВТР в законе отсутствует. Поэтому для целей осуществления перехода на ЭТК можно ограничиться изданием специального локального акта — приказа или распоряжения руководителя.
Допсоглашение к коллективному договору
Аналогичным с ПВТР образом сведения об электронных трудовых книжках вносятся и в коллективный договор. Там, где упомянуты обычные трудовые книжки, необходимо дополнить их упоминанием сведений о трудовой деятельности.
Согласно п. 1 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ, изменения в соглашения и коллективные договоры в связи с электронными трудовыми книжками должны приниматься после подготовки и обсуждения с уполномоченными представителями работников. Это соответствует обычному порядку внесения изменений в данный документ.
Вопрос о том, нужно ли изложить коллективный договор полностью в новой редакции, или заключить только дополнительное соглашение об изменении отдельного пункта, решается в каждой ситуации по-своему.
Предлагаемые изменения и дополнения касательно только электронных трудовых книжек, скорее всего, окажутся не слишком значительными по объему. Поэтому допустимо внести их, заключив дополнительное соглашение к колдоговору.
Если же весь текст коллективного договора устарел, может потребоваться полная его переработка.
Приказ о переходе на электронные трудовые книжки
Если переходные положения о введении электронных трудовых книжек не были включены в ПВТР, они должны появиться в другом локальном нормативном акте. Его издание позволит соблюсти процедуру перехода, установленную действующим законодательством. В таком приказе будут назначены лица, персонально ответственные за соблюдение установленных норм.
Стандартной формы для подобных приказов не установлено. Поэтому его можно составить в любой удобной форме. Приказ должен содержать указания по важнейшим вопросам организации перехода на электронные трудовые книжки, в том числе:
- назначение лиц, ответственных за взаимодействие с работниками, направление им уведомлений и сбор заявлений;
- назначение ответственных за подачу форм СЗВ — ТД и СЗИ — ТД.
Приказ или распоряжение издается за подписью руководителя и оформляется по общим правилам документооборота и по принятой в организации форме. Ему присваивается порядковый номер, за которым он будет зарегистрирован в книге кадровых приказов или общей книге регистрации распоряжений руководителя по организации. Все упомянутые должностные лица подписывают уведомление об ознакомлении с ним.
Пример приказа об электронных трудовых книжках приведен здесь.
Кто ответственный
- Как правило, ответственным за ведение электронных трудовых книжек назначается кадровик или бухгалтер организации (в малых предприятиях эти должности часто совмещаются).
- Возможен также вариант, когда непосредственное взаимодействие с работниками относится к обязанностям специалиста кадровой службы, а сдача отчетности — к ведению бухгалтера.
- Ведение ЭТК должно быть внесено в должностную инструкцию этого лица.
Нужна ли доплата
Вопрос о том, является ли ведение электронных трудовых книжек, рассылка уведомлений и прием заявлений от работников дополнительной обязанностью, за которую должна быть установлена доплата к окладу, является отрытым. В соответствии с п. 2 ст. 151 ТК РФ, доплата устанавливается за выполнение дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором в объеме, согласованном работником и работодателем.
Обязанности, указанные в должностной инструкции кадровика, обычно включают в себя заполнение всех видов кадровых документов, требуемых в соответствии с законодательством. Аналогично, должностная инструкция бухгалтера обычно включает сдачу всех требуемых видов отчетности. Исходя из этого, электронные трудовые книжки не потребуют доплаты.
Однако возможна и другая точка зрения, согласно которой действующие должностные инструкции не могут включать в себя обязанности, которые появились после их утверждения.Поэтому ведение электронных трудовых книжек — дополнительная обязанность, которая должна быть дополнительно оплачена.
С учетом возможных разногласий наиболее безопасным решением будет установить доплату сотрудникам, задействованным при оформлении электронных трудовых книжек.
В зависимости от организации, в связи с переходом на электронные трудовые книжки может потребоваться внесение изменений и в другие локальные нормативные акты. Их точный список может определить юрист.